Données de candidature : finalité, accès, conservation et droits

Finalité avant champ

Informer le candidat

L’information doit préciser le responsable, les finalités, la base légale retenue, les destinataires, la durée ou ses critères, les droits et le contact. Elle reste accessible au moment où les données sont recueillies. La base légale se détermine avant le traitement selon sa finalité ; le consentement n’est pas une réponse automatique pour toute candidature.

Un lien générique vers une politique ne suffit pas s’il ne permet pas de comprendre le traitement lié à la candidature.

Limiter les accès

Seules les personnes dont la fonction le justifie accèdent aux données. Une entreprise utilisatrice peut recevoir les informations nécessaires à la mission sans obtenir tout le dossier administratif de l’agence.

Les exports, téléchargements et messages créent des copies. Le processus doit savoir où elles vont et comment les retirer ou les archiver selon la règle applicable.

Cartographier le trajet de la donnée

Une candidature peut passer d’un formulaire à une plateforme, puis à l’agence, à un recruteur et à l’entreprise utilisatrice. Dessinez ce trajet avec, pour chaque étape, les données reçues, la finalité, l’acteur responsable, les destinataires et le sort prévu. Une mention globale « partenaires » ne permet pas au candidat de comprendre qui examine son dossier.

La cartographie doit inclure les copies : courriel, export, téléchargement, tableau local, pièce jointe et sauvegarde. Supprimer l’enregistrement principal ne supprime pas automatiquement ces duplications. Lorsqu’un canal non maîtrisé est indispensable, son usage, sa sécurité et sa durée doivent être assumés par l’acteur responsable.

Séparer candidature, vivier et formalisation du contrat

Traiter une candidature à une mission, conserver un profil pour de futures offres et préparer un contrat constituent trois finalités différentes. Une information nécessaire à la paie ne devient pas nécessaire au premier clic ; un CV reçu pour une mission ne rejoint pas automatiquement un vivier illimité.

L’interface doit rendre ces passages visibles. Le candidat sait à quelle mission il répond, si son profil reste disponible, comment modifier ce choix et à quel moment une pièce administrative est demandée. Cette séparation protège aussi l’agence : elle peut expliquer pourquoi chaque champ existe au lieu de justifier un dossier unique surdimensionné.

Encadrer tri, score et recommandation

Un filtre peut aider à retrouver des candidatures, mais ses critères doivent rester professionnels, documentés et vérifiables. Un score n’est pas une preuve de compétence. Il peut reproduire une donnée incomplète, défavoriser un parcours atypique ou masquer qu’une information est absente plutôt que négative.

Le candidat doit recevoir une information adaptée lorsque ses données alimentent une évaluation ou une décision automatisée dans les cas prévus par les règles applicables. Le responsable conserve une intervention humaine effective, la possibilité de corriger une donnée et une voie de contestation. IntériMatch ne doit pas présenter une recommandation comme une décision d’embauche.

Protéger les documents et les commentaires internes

Un CV, une pièce d’identité, un permis ou un RIB n’appellent pas les mêmes habilitations. Limitez l’accès par fonction, séparez les documents administratifs des notes de sélection et empêchez les liens publics. Les exports doivent être traçables, bornés et supprimés lorsqu’ils n’ont plus de finalité.

Les commentaires internes restent factuels, professionnels et nécessaires. Une note insultante, médicale, familiale ou fondée sur un critère discriminatoire ne devient pas licite parce qu’elle n’est pas visible du candidat. Préférez une observation liée au poste, sa source et la date de vérification.

Organiser accès, rectification, retrait et opposition

Le candidat doit trouver un contact et une procédure compréhensible. Une demande est authentifiée de façon proportionnée : assez pour éviter la remise du dossier à un tiers, sans exiger de nouveau toutes les pièces déjà contestées. L’acteur identifie les systèmes et destinataires concernés, puis explique la suite donnée.

Rectifier une disponibilité ne signifie pas réécrire l’historique d’une candidature déjà clôturée. Le système peut conserver une trace limitée de la correction ou d’une obligation, tout en mettant à jour la donnée courante. Une demande de retrait d’une mission doit rester distincte de la suppression de l’ensemble du compte ou du vivier.

1. Identifier la personne et la demande sans surcollecter.
2. Distinguer profil, candidature, document et historique.
3. Rechercher les copies et destinataires concernés.
4. Corriger, limiter, retirer ou expliquer la conservation.
5. Informer la personne du résultat et de la voie de recours.
6. Conserver uniquement la preuve nécessaire du traitement de la demande.

Préparer incident, erreur d’envoi et fin d’habilitation

Une pièce envoyée au mauvais destinataire, un lien public ou un accès conservé après changement de poste sont des événements à traiter, pas de simples anomalies d’interface. Prévoyez un contact, la révocation des accès, la recherche des copies, la documentation des faits et l’analyse des obligations applicables.

Les habilitations suivent les fonctions réelles. Un recruteur qui change d’équipe ou quitte l’organisation ne conserve pas son accès par inertie. Des revues périodiques, une révocation rapide et un journal proportionné complètent la minimisation ; ils ne justifient pas de conserver le contenu complet de chaque consultation.

Conservation et vivier

La CNIL rappelle que les données ne se conservent pas indéfiniment. La durée dépend de la finalité et de la justification. Pour un candidat non retenu conservé dans un vivier, le guide CNIL fournit des repères et exige l’information de la personne.

N’appliquez pas un chiffre isolé sans vérifier la source et le contexte. Définissez base active, éventuelle archive, accès et suppression.

Cas concret — candidature à une seule mission

Une personne candidate à une mission précise. Son CV et ses réponses servent à traiter cette candidature. Si l’agence veut ensuite conserver le profil pour d’autres offres, cette finalité et la durée doivent être expliquées.

L’entreprise utilisatrice reçoit les éléments utiles à sa décision ou à l’accueil, pas nécessairement la totalité des pièces collectées par l’agence.

Checklist du responsable

1. Nommer la finalité de chaque champ.
2. Retirer les champs non nécessaires.
3. Afficher l’information au bon moment.
4. Limiter les habilitations.
5. Journaliser les transmissions utiles.
6. Définir durée et suppression.
7. Traiter accès, correction et opposition selon le cadre.
8. Éviter toute donnée dans une URL indexable.

Limites et date

Cette page présente des principes généraux, non une analyse de conformité d’un acteur. Le responsable doit appliquer le droit et documenter son traitement réel.

Dernière révision humaine : 3 octobre 2026. Le site-guide ne collecte aucune candidature et n’accède pas aux comptes IntériMatch.